Als wir unser Yogastudio eröffnet haben, akzeptierten wir für die Bezahlung der Yogakurse nur Bargeld. An Kartenzahlung war noch nicht zu denken.
Dies hat sich in den letzten Jahren aber komplett gewandelt, so dass wir inzwischen verschiedene Zahlungsmittel anbieten – Bargeld ist keines mehr davon.
In diesem Artikel soll es deshalb darum gehen, warum wir kein Bargeld mehr akzeptieren und wie sich eine unkomplizierte Kartenzahlung integrieren lässt. Du musst dich übrigens nicht für Bargergeld oder Kartenzahlung entscheiden. Wenn du weiterhin Bargeld akzeptieren möchtest, kannst du beide Zahlungsmöglichkeiten auch parallel anbieten.
Warum wir keine Bargeld-Zahlung mehr anbieten
Schon bevor wir Bargeld als Zahlungsmittel bei uns gestrichen haben, haben wir Kartenzahlung angeboten. Grund dafür war, dass das Handling mit dem Bargeld doch recht umständlich war.
Die Kursteilnehmer*Innen erhalten ihr Gehalt auf ihr Konto überwiesen. Sie heben das Geld ab, bezahlen ihren Yogakurs damit und wir bringen das Geld dann wieder zur Bank, damit es auf unserem Konto landet. Diese Form ist nicht nur aufwendig, sondern schränkt auch die Auswahl des Konto-Anbieters ein. Denn nicht alle Banken bieten heutzutage noch den Service, dass Bargeld in der Nähe (kostenfrei) eingezahlt werden kann.
Zusätzlich muss für jede Zahlung manuell eine Quittung geschrieben werden. Arbeitet man mit dem Steuerbüro digital zusammen, muss die Quittung auch wieder eingescannt werden. Eine mögliche Lösung, um das zu optimieren, findest du an späterer Stelle in diesem Artikel.
Den Ausschlag dafür, dass wir keine Bargeldzahlungen mehr anbieten, hat dann unser Steuerbüro gegeben. Von diesem haben wir letztendlich den Hinweis erhalten, dass unsere „offene Ladenkasse“ nicht mehr zulässig ist. Eine offene Ladenkasse bedeutet, dass du das Geld in einem Portmonaie oder eine Kasse ohne Technik und Registrierfunktion verstaust.
Solltest du aktuell noch eine offene Ladenkasse verwenden, informiere dich am besten bei deinem Steuerbüro, ob hier Handlungsbedarf besteht.
Anbieter für Kartenzahlung
Es gibt verschiedene Anbieter für Kartenzahlungen und auch verschiedene Funktionsumfänge.
Sparkassen, Volks- und Raiffeisenbank, Commerzbank, etc. bieten Kartenterminals und auch die Zahlungsabwicklung an. Auf diese Anbieter werde ich in diesem Artikel nicht eingehen, da die Kosten hierfür recht hoch sind und man durch bspw. monatliche Gebühren und Vertragslaufzeiten wenig flexibel ist.
Für kleine bis mittlere Yogastudios eignen sich Anbieter wie SumUp und Zettle. Warum das so ist, erkläre ich im folgenden am Beispiel von Zettle, da wir diesen Anbieter seit mehreren Jahren nutzen.
Vorteile der Kartenzahlung mit Zettle
Geringe Investitionskosten & maximale Flexibilität
Für gerade einmal 29,00 € (zzgl. Mwst.) erhältst du das Kartenlesegerät und den Zugang zum Portal. Es gibt keine Vertragslaufzeit und keine monatlichen Kosten. Lediglich für die Zahlungsabwicklung bezahlst du pro Transaktion einen Anteil von 0,95 – 2,75 %. Damit eignet sich Zettle auch für diejenigen, die es erstmal „nebenbei“ ausprobieren möchten. Um das Kartenlesegerät nutzen zu können, benötigst du ein Smartphone mit der Zettle-App (kostenlos).
Tipp: Die Nutzung von Zettle ist auch ohne Smartphone möglich, indem du das Zettle Touchscreen-Terminal einsetzt. Die Kosten dafür liegen bei 199,00 Euro (zzgl. Mwst.). Weitere Infos dazu findest du hier: Zettle Touchscreen-Terminal.
Geringe Transaktionskosten
Die Transaktionskosten sind verhältnismäßig gering. Diese liegen bei der Bezahlung per VISA-Karte bei 2,75 %. Deutlich günstiger wird es, wenn per Maestro-Card oder VISA-Debit (dazu zählt bspw. die VISA-Karte der ING) bezahlt wird. Hier liegen die Transaktionskosten bei gerade einmal 0,95 %.
Verkaufst du also bspw. eine einzelne Yogastunde für 15,00 Euro, behält Zettle 14 Cent (0,95 %) ein. Bei einem Kurs i.H.v. 140,00 Euro wären es 1,33 Euro (0,95%).
Sollten deine Einnahmen über Zettle bei monatlich 10.000 Euro oder höher liegen, melde dich direkt beim Zettle-Support. In diesem Fall profitierst du von Sonderkonditionen.
Automatische Belegerstellung
Zu jeder Transaktion erzeugt Zettle automatisch einen Beleg. Diesen kannst du auf Wunsch per E-Mail oder SMS an deine Kursteilnehmer*innen senden.
Übrigens kannst du auch Bargeldzahlungen über das Gerät abwickeln und auch dafür Belege erzeugen lassen. Dadurch entfällt das manuelle Schreiben einer Quittung.
Paypal als Zahlungsmethode anbieten
Da Zettle zu Paypal gehört, ist auch die Zahlung per Paypal in der Zettle-App integriert. Du gibst also den Betrag ein, Zettle gibt einen QR-Code aus und dieser kann dann von den Kursteilnehmer*innen per Paypal-App gescannt werden. Die Transaktionskosten liegen hierfür bei 0,9 %.
Flexible und kostenlose Auszahlung
Du entscheidest frei, wie oft Zettle das Geld auszahlen soll: täglich, wöchentlich oder monatlich stehen zur Auswahl. Gebühren für die Auszahlung fallen seitens Zettle nicht an.
Produktverwaltung
Du musst nicht alle Beträge manuell eingeben, sondern kannst diese als Produkte hinterlegen (bspw. Yoga-Schnupperstunde, Yogakurs 10 x 60 Min, etc.). Beim Verkauf wählst du das Produkt aus und der vordefinierte Preis wird automatisch gezogen. Zusätzlich lassen sich Produkte in Kategorien sortieren.
Das spart Zeit und du hast auch die Möglichkeit eine detaillierten Auswertung über deine Verkäufe im Zettle-Portal einzusehen.
Umfassende Auswertungen
Zettle stellt dir verschiedene Auswertungen zur Verfügung. Dazu zählen unter anderem:
- Einnahmen über Zettle aufgeschlüsselt nach Monat
- Einzelbelegübersicht
- Umsatz nach Produkt (Zeitraum kann frei gewählt werden)
- Umsatz nach Produktkategorie (Zeitraum kann frei gewählt werden)
- Umsatzverlauf nach Datum
- Gebührenübersichten
- Auszahlungsübersicht
Diese Auswertungen sind natürlich auch für deine Buchhaltung wichtig. Notwendige Unterlagen lassen sich per PDF bzw. als Exceldatei exportieren.
Erfahrungen nach mehreren Jahren
Unsere erste Kartenzahlung über Zettle haben wir im August 2019 abgewickelt. Nach 4 Jahren intensiver Nutzung (immerhin mehr als 1.000 Zahlungen) lässt sich sagen, dass Zettle sehr zuverlässig funktioniert. Wir hatten keinerlei Verbindungsprobleme, Zahlungsabbrüche oder ähnliches. Die Auszahlung erfolgte immer zuverlässig und bei Fragen antwortet der Support innerhalb von 2 Tagen.
Der Vollständigkeit halber sei noch erwähnt, dass wir nicht ausschließlich mit Zettle arbeiten. Einen großen Teil der Zahlungen wickeln wir auch über unsere Website per Woocommerce und via Rechnung über unser Buchhaltungsprogramm LexOffice ab.
Solltest du Fragen zur Handhabung von Zettle haben, schreibe gerne einen Kommentar oder kontaktiere uns über unser Kontaktformular.
